浙江省河北商会证件证照管理规定

为有效保护和利用浙江省河北商会的有关证件、证照，防范风险，维护商会合法权益，特制定本规定。本规定适用于商会所有资质证书、税务登记证、社团法人登记证书、组织机构代码证、各类使用证、许可证及其他证件或证书。

一、职责

（一）商会各部门、员工均有保护证件的责任和义务。

（二）商会办公室负责有关证件、证照的整理、保管、备案、登记工作，建立证件到期预警机制，负责证照年审变更等，确保证件的持续有效、安全和方便利用。

二、管理流程

（一）整理办法

1、办公室统一对商会的证件、证照进行收集保管，原件放办公室安排专人保管。各部门在取得有关证件、证照后2个工作日内与办公室办理完证件交接手续。移交的证件必须是有效的，无污损、无残缺。

2、根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。

（二）借用程序

员工不得随意外带商会重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写《证书原件借用申请单》经办公室主任和秘书长签批同意后方可借用，并在承诺归还日期内归还；到期不能归还的，需重新续签《证件原件借用申请单》。外单位须经秘书长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。

（三）被借用的证件原件、复印件由办公室进行登记，注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限。若证件需在外长期使用，须经秘书长签批并到办公室备案后由使用单位专人保管，并由办公室留存证件扫描备案。

（四）档案备份及预警制度，商会所有证件必须扫描备份，利用电脑进行数字化处理和保存，在证书年检、换证、变更时间前60天书面通知经办人做好证书的年检、换证、变更工作，确保证件的有效性。