浙江省河北商会档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强商会档案工作，有效地记录商会发展历程，促进档案工作为商会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合商会实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于商会秘书处。会计档案及人事档案因其特殊性，另行制定相应的管理办法。

第三条 本办法所称的商会档案是指商会在日常工作中形成的所有具有保存利用价值的文字、实物、声像、电子文档等历史记录文件材料，均属商会档案的全宗。

第二章 档案管理机构

第四条 商会档案由秘书处办公室集中统一管理，由出纳兼档案专管员。

第五条 档案专管员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力， 具体负责档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等工作。

第三章 档案的立卷与归档

第六条 档案专管员根据商会《档案分类方案》、《档案分类编制说明》及《归档类目及保管期限表》中的有关规定，做好档案材料经常性的收集整理；每年3月底前完成上年档案资料的预立卷；每年6月底前完成立卷，归档。

第七条 秘书处各部门和商会直属机构在日常工作中重要档案应于每年12月底前向档案专管员进行移交。

第八条 重要会议、重大活动等档案资料办结后应及时归档；跨年度办结的，必须即时整理、立卷归档。

第九条 归档材料应完整、准确、系统，文件书写和载体的材料应耐久保存，符合规范要求；电子文件经查毒、杀毒后，以可靠的存储载体与相应的纸质文件材料一并归档；“卷内目录”附电子文档有关文件的简要说明；交接双方应根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

第十条 档案专管员对接收的档案及时进行分类、加工和整理，建立“档案目录”，详细记录所有归档档案及动态更新档案，并及时更新主管领导保存的“档案目录”。

第四章 档案的保管和利用

第十一条 档案存放处须保持卫生整洁，箱柜摆放有序，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光等工作；定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

第十二条 编制必要的目录、索引等检索工具，并实现档案的电脑检索模式，编辑档案文件汇编和各种参考资料，简洁方便地实现档案的利用，为商会的管理服务。

第十三条 按技术要求做好电子文档保管，一律采用通用格式保存电子文档。保存商会电子文档档案的电脑实行专机专用，不得另作他用。档案专管员需定期进行防病毒软件升级等电脑维护，并做好电子文档备份。

第十四条 归档后的档案资料不得向外借调，借阅档案资料需经办公室主任批准并办理借阅手续，借阅的档案材料退回时，应当面查对清楚，履行借阅注销手续。

第五章 档案的鉴定、销毁和移交

第十五条 档案的鉴定应在办公室主任的主持下，由档案专管员定期对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，对确无保存价值的档案编制清册。

第十六条 销毁确无保存价值的档案需经秘书长批准，指定两人负责监销；监销完毕， 监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。

第十七条 档案专管员调动工作时，必须依照“档案目录”作好所有档案的移交手续； 员工办理离职手续前，必须将各种档案资料和电子文档向档案专管员移交。

第六章 档案的管理责任

第十八条 商会秘书处各部门及各分支机构负责人应对本部门档案的归档工作负领导责任，确保档案及时整理、归档。

第十九条 商会秘书处及分支机构工作人员对己经形成和尚未归档的涉及商会机密的档案资料都负有安全保管的责任，任何人不得以任何形式向外泄露，更不得以任何方式据为己有。

第二十条 档案管理工作纳入商会秘书处及分支机构工作人员综合考核体系。对严重违反本办法，致使档案丢失、泄密，给商会造成重大损失的责任者，将视情节轻重，给予相应的经济处罚、行政处分、依法追究经济和法律责任。

第七章 附则

第二十一条 本办法的解释权归浙江省河北商会秘书处。

第二十二条 本办法自浙江省河北商会二届理事会第三次会议通过之日起施行。